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応募書類の基本

あなたの応募書類を変身させるポイント

履歴書や職務経歴書など、応募書類を書く時、注意すべき点がいくつかあります。
もちろんいちばん大切なのは内容ですが、せっかく書いた応募書類を企業の担当者に気持ちよく読んでもらえるよう、あなたの応募書類を変身させるポイントをいくつかあげてみます。
簡単に確認できますので、応募書類を提出する前に、もう一度チェックしてみてください。

1.応募書類のサイズ
履歴書がA4(A3の二つ折り)なら、職務経歴書もA4で統一しましょう。同じように、履歴書がB5(B4の二つ折り)なら、職務経歴書もB5が良いでしょう。郵送する場合の封筒も、書類をA4で統一したなら、3つ折りで「長3(長形3号:120mm×235mm定形郵便で送付可能)サイズ」か、そのまま折らずに「角2(240mm×332mm)サイズ」のものを利用しましょう。(同様にB5なら三つ折りまたは四つ折りで「長4サイズ:90mm×205mm」の封筒が一般的です)

2.履歴書の写真
応募する3ヶ月以内に撮影したものを貼付してください。スナップ写真や以前使った写真の使いまわしは避けましょう。何ヶ所も応募書類を提出すると、その分履歴書の写真が必要になり、費用がかかるのですが、履歴書は、いわばあなたの分身です。写真は心を込めて、新しいものを貼りましょう。

3.書類の日付は「提出日」で
直接企業に持参する場合はその日付、郵送する場合は投函した日付を記入しましょう。また、送付状をはじめ、履歴書や職務経歴書など、すべての応募書類で元号を使うのか、西暦を使うのかを統一しましょう。

4.学校名や会社名などは正式名称で
学校名や会社名、取得した資格の名前などは、正式名称で記載しましょう。「(株)」や「●●高校」など略したりせず「株式会社」「●●高等学校」など、正確に書きましょう。「前株」か「後株」か、なども注意が必要です。

5.専門用語や略語について
志望動機や自己PRで専門用語や略語を使う場合は注意が必要です。前職で普通に使っていた専門用語や略語も、応募先の担当者が正しく理解できるものなのか、一般的でない表現・略し方になっていないかなど、前職と違う業界に応募する時はもちろんですが、同じ業界に応募する時も注意が必要です。

6.文字の「レイアウト」の調節は正確に
見出しなどの文字を行の中央や右に配置する時に「スペースキー」を使うと、文字を正確に配置することができません。「右そろえ」「中央揃え」などの機能を使いましょう。段落をそろえる時も「タブ」機能を使うと、正確に配置することができます。

7.誤字・脱字、記入漏れにはくれぐれも注意
手書きの場合はもちろんですが、ワープロで入力する場合も、「誤変換」の可能性があります。また、同じ言葉の表記違い・送り仮名違い。「ですます調」と「である調」の混在など、書きあげた書類は提出前に必ず確認しましょう。

8.見やすいレイアウト
企業の担当者はたくさんの応募者の書類に目を通します。一つひとつの文章のまとまりで、文字数が多すぎないか行間や余白が広すぎたり狭すぎたりしていないか、など「見やすいレイアウトの書類」を心がけましょう。


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