マナーアップトレーニング~相手への訪問編 パート1~

みなさん、こんにちは。WEB版マナーアップトレーニングにようこそ!
今回は、企業などへの訪問時のマナーについて取り上げます。
面接や説明会、見学会などで企業を訪問する時がありますよね。
きっちりした対応で相手からの印象をよくしましょう!

敬語って使い方に迷ってしまう時がありますよね。
でも敬語が使えないと相手との関係を築くことが難しくなる場合もありますので、
ここでおさらいしておきましょう!

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■アポイントメントから訪問まで

1 事前準備 

先方は自分の仕事を中断し、あなたのための時間を割いてくださいます。
このことを念頭に置き、次のことを準備してから連絡しましょう。

◇ 訪問先の住所、交通手段、所要時間を調べる。
◇ 不測の事態に備えて、相手先の電話番号をメモする。
◇ 訪問の目的や用件を理解し、必要な資料を用意する。
◇ 訪問先の会社概要を調べる。

2 アポイントメントをとるときのマナー

電話又はメールでアポイントメントをとります。

(1)相手に伝える内容
◇ 訪問の目的
◇ 所要時間
  (例)「30分ほどお時間いただけないでしょうか」など
◇ 訪問者の人数
◇ 訪問場所
  (例)「受付に伺います」「○○様をお尋ねします」など
◇ 自分の連絡先

(2)時間帯や日にちについての配慮
◇ 候補の日時は複数用意します。
  ※「この日でお願いします」などと、自分の都合だけを押し付けない様にしましょう。
◇ 始業時間直後、昼休憩、就業時間前の訪問は避けましょう。
◇ 月末、休み明けの訪問は避けましょう。

■クイズ!あなたならどうする!?

【ケース】
どうしても取引をお願いしたい会社にアポイントメントを取り、いよいよ訪問する事になりました。
応接室に通されましたが、失礼が無いようにお待ちしたいと思っています。
案内され、「おかけになってお待ちください」と言われましたが、どのように行動すれば良いでしょうか。

1 お願いする立場で座って待つのは失礼なので、立ったまま待つ。
2 調度品に興味があれば、担当者が入室するまでに眺めたり触ったりしながら待つ。
3 静かに座って待ち、担当者が入室したら立ち上がり、あいさつする。

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ヒント
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初めて訪問するときは、特に担当者だけでなくすべての人に対して気持ちの良い対応を心がける必要があります。
また、担当者を待っている間は、誰も見ていなくてもきちんとした態度で待ちましょう。

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こたえ
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