コミュニケーションについて

【相談日記】コミュニケーションに自信がないのです

西宮市中高年しごと相談室にお越しになられる方から「コミュニケーションに自信がない」とよく聞きます。

コミュニケーションに自信があるとはどういうことでしょうか…

以前、営業職の方にお話しを聞く機会があり、ある質問をしました。

「営業職は話すのが上手なイメージがありますが、話すことは得意ですか?」

すると意外な答えが返ってきました。
「実は話ベタなんです。今でこそ少々話せるようになりましたが、営業職に就きたての頃は、話すことから逃げたいと思っていました。ついでに人見知りでもあります。」

ではどうやって営業するのでしょうか?
「まずは聞くことですね。自分が話すことに長けているとは思っていないので、相手のことを聞くことしかできないのです。しっかり聞いて相手の要望を把握する。そして相手に伝えるのですが、伝え方は『話す』でなくてもよいのです。資料を見せて伝えても良いし、書いて伝えるのでも良い。」

では、なぜ営業職に就いたのですか?
「もともとは製造現場でものづくりをしていました。どちらかというとモクモクと仕事をする環境でしたが、社内の部署異動で営業になったわけです。ものづくりの現場から離れるのがイヤだったのに、更に苦手な営業ですからね。困っちゃいましたよ。」
どうやって今の営業スタイルを築いたのですか?
「逃げてもしょうがないし、やってみようと始めたわけですが、最初は空回りです。上手に話せないし、相手に伝わらない。そして沈黙が流れる。そんな状況でしたね。もう何を話したらいいのかわからなくなって、ある時、お客様に聞いてみたのですよ。『何が知りたいですか?』って。そこからですね。こちらの話を一方的に言うのではなく、相手の要望(ニーズ)に応えることが大事なんだと気付いたのは。」

このようにコミュニケーションは話すことだけが大事ではないのですね。

その営業職の方は、後は経験を積むと相手の要望がなんとなくわかるから、事前の準備もしやすくなって、伝える際にも自信が出てきたそうです。

「コミュニケーションに自信がない」ことは、相手の応対に過敏な反応をすることで、言葉が出にくくなることから起こるようです。普段から人と話すこと(雑談すること)をすることで、間合いがわかるものかと思います。

西宮市中高年しごと相談室で相談スタッフと話して、コミュニケーションに慣れるのもよいかもしれません。
(相談員M)


「でも」「だって」「どうせ」は使わないように

「でも、やっても無駄な気がする…」
「でも、自己分析やっても意味ないんじゃないですか。」
「だって、仕方がない…」
「だって、自分に合う求人がないんです。」
「どうせ、できるはずがない…」
「どうせ、応募しても経験者しか採用されないですから…」

このような言葉を使っていませんか?
ここでの「でも」「だって」「どうせ」は3D(サンデー)と言うそうです。

「でも」「だって」「どうせ」という単語自体に問題はないのですが、その後に続く否定的な言葉が曲者です。自分の方が正しいという独断や、どうせ無駄というマイナス思想の言葉が続きやすいのです。

「でも」は、否定のニュアンスを含む言葉です。
「○○すればいいのはわかっている。でも、できないんです。」
このように自分自身の可能性を自ら否定しているようになります。また、自分への言い訳のようにもなりますので、要注意です。

相手がいる時の会話の場合、「でも」は、相手の話の腰を折ることにもなります。

「だって」は、言い訳のニュアンスを含みます。
やらない、あるいはやらなかったことへの言い訳や、言い逃れをする時に使う言葉です。また、「だって○○って言ったじゃないですか。」と反論する時にも使います。

「どうせ」は、諦めのニュアンスを含みます。
自分のことや相手のことを決めつける時に使ってしまいがちです。「どうせ○○なんだから」となってしまうと、モチベーションが下がってしまいます。

では、「でも」「だって」「どうせ」の3Dを使わないようにするためにはどうしたらいいのでしょうか。

「だって、▲▲さんがダメだって言ったんです!」
⇒「▲▲さんは、この件は難しいとおっしゃっていましたが、いかがいたしましょう?」

「でも、先日のお話と違いませんか?」
⇒「先日は○○と承っておりましたが、いかがいたしましょう?」

「どうせ、納期には間に合わないと思いますよ」
⇒「納期に間に合わせるのが厳しくなってきますが、いかがいたしましょう?」

と、相手に結果をゆだねるようにしてみてもいいかもしれません。
また、前向きな言葉に置き換えてみるのも1つの方法です。

言葉遣いは、「癖」になっている場合がありますので、日常生活から気をつけることが必要です。もし口走ってしまった場合は、「今のナシ」と心の中でつぶやきましょう。

先に紹介した3D以外にも「だけど」「だから」「ですが」も同じく否定的な言葉になります。

自分が言われて嫌な言葉は口にせず、相手の言葉に異論がある時もまずは相手の話を聞く。そうすればDで切り出す否定的な発言は少なくなるのではないでしょうか。


挨拶は心を通わせる最初の手段

相手の存在を認め、「コミュニケーションが取りたい」という意志表示挨拶は相手の存在を認め「コミュニケーションが取りたい」という意思を表し、相手と心を通わせるためのものです。自分と相手の両方を大切にする姿勢で、やや改まった態度で接することは、相手に良い印象を与え、コミュニケーション力を培うことにつながります。
挨拶では、
1.相手に聞こえる声ではっきり発音する
2.相手の顔、目を見る
3.心を込めて、丁寧に
4.誰にでも公平に
5.すれ違う時は軽く会釈する
といった5つのポイントに注意し、「言葉」だけではなく、「身振り」や「態度」なども含め、自分らしいスタイルを形作ることが大切です。
タイミングの良い挨拶や言葉の選択に注意することは、相手に良い印象を与えることにつながります。挨拶だけでなく様々な作法を身につけることで、堂々とした態度で色々な人とかかわりを持つことができます。


ボキャブラリーを増やしましょう

「伝えたいこと」を正しく伝えるために

応募書類は、あなたが「企業の求人条件にマッチしているか」「入社後に活躍してくれるか」を企業に判断してもらうためのものです。

では、応募書類を読むのは誰でしょうか?企業の規模などにもよりますが、人事・採用担当者、入社後あなたの上司になる人、会社の経営者など、様々な人があなたの書類に目を通し、前述のポイントを判断します。あなたの応募書類は、このように様々な人が読むものであり、すべての読み手が正しく(あなたが伝えたい内容をそのまま)理解できるものになっているか?経験やスキル、熱意や想いなどといった「伝えたいこと」を、どのような言葉・表現で書くか?が、とても大切になります。

応募書類で書いた「伝えたいこと」を、様々な相手に伝える場面を考えてみましょう。志望動機(なぜその仕事をしたいか?なぜそこで働きたいか?)や自己PR(自分にはどんな良いところがあって、なぜその企業にマッチしているか?)を、たとえば中学生や自分の両親、友人などに伝えるとすれば、あなたはどのような表現・言葉を使い、どのような文章で伝えますか?

様々な「伝え方」「表現」を考えボキャブラリーを増やすことは、「伝えたいこと」を深く考えることにつながります。想いをより明確にし、面接でも状況に応じた自分の言葉で表現することをこころがけましょう。


話し方のハナシ

コミュニケーションはキャッチボール

面接をはじめ、人とのコミュニケーションは大切で、難しいものです。コミュニケーションを円滑にするためには、一方的に自分の考えを伝えるのではなく、こちらかが意図したとおりに相手に伝わっているか?相手はキチンと理解してくれているか?を常に意識し、相手の言葉や表情、態度、動作などにも注意を払い、一方通行ではない「相手とのキャッチボール」をすることが必要です。うまく伝わっていないと感じたら、言葉や話すスピードや伝え方を変えてみましょう話の組み立て方を、伝える内容や伝える相手に応じて工夫してみることも良いでしょう。主な話の組み立て方には、

        • 「全体」から「詳細」へ
        • 「過去」から「現在」「未来」へ
        • 「知っていること」から「知らないこと」へ
        • 「原因」から「結果」へ
        • 「現状分析」から「対策」へ
        • 「結論」から「具体例」へ
          などが考えられます。

面接官はあなたがこれから働く「仲間」になる人であり、あなたの「敵」ではありません。慣れないうちは難しいかも知れませんが、普段から気をつけ、経験を重ねていくことが上達の近道ではないでしょうか。